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Privacy policy

Status: August 2025

1. Person Responsible

Scinnovation D. Kleinhans
Rahel-Varnhagen-Weg 12
26131 Oldenburg
Germany
E-Mail: info@visualfb.de

2. Purposes and Legal Bases of Processing

The visualfb.de platform provides technical infrastructure for the exchange and use of image material in the context of events. Personal data is processed exclusively for the following purposes:

  • Provision of the platform functions and authentication via individual access codes (Art. 6 para. 1 lit. b GDPR)
  • Operational security and defence against misuse (Art. 6 para. 1 lit. f GDPR)
  • Fulfilment of legal obligations (Art. 6 para. 1 lit. c GDPR)

3. Scope of the Processed Data

Only technically necessary data is processed:

  • Event data: content stored by event organizers, such as event descriptions, compliance notices, or tasks for participants; depending on how it is used, this may contain personal data (e.g., names, contact details, or organizational information).
  • Credentials: individual access codes that may contain personal references.
  • Image files: Original images, unchanged, including any metadata (EXIF), such as time and place of capture. These will be forwarded unchanged to the respective organisers.
  • Technical metadata: file size, file format, etc.

4. Order Processing

The operator acts on behalf of the respective organiser (Art. 28 GDPR). The organisers are responsible for the uploaded content under data protection law.

5. Storage Duration and Backups

  • Image files: Individual image files can be deleted by users at any time during the processing period; complete deletion takes place on the platform side after the agreed project duration has expired.
  • Backups: maximum 10 days, then irrevocable deletion.

6. Data Security

Server locations Nürnberg (Germany) and Wien (Austria), data transmission exclusively encrypted (HTTPS), state-of-the-art technical and organisational measures.

7. Rights of the Data Subjects

Information, rectification, erasure, restriction, objection, data portability in accordance with Art. 15-21 GDPR. Enquiries to info@visualfb.de.

8. Right to Lodge a Complaint

Lower Saxony State Commissioner for Data Protection or any other competent data protection supervisory authority.

Note: This English translation is provided for convenience only. In the event of any discrepancies between this translation and the original German version, the German version printed below shall prevail and be legally binding.

Datenschutzerklärung

Stand: August 2025

1. Verantwortlicher

Scinnovation D. Kleinhans
Rahel-Varnhagen-Weg 12
26131 Oldenburg
Deutschland
E-Mail: info@visualfb.de

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Plattform visualfb.de stellt technische Infrastruktur zum Austausch und zur Nutzung von Bildmaterial im Rahmen von Veranstaltungen bereit. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich zu den folgenden Zwecken:

  • Bereitstellung der Plattformfunktionen und Authentifizierung über individuelle Zugangscodes (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
  • Betriebssicherheit und Missbrauchsabwehr (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
  • Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

3. Umfang der verarbeiteten Daten

Es werden nur technisch notwendige Daten verarbeitet:

  • Veranstaltungsdaten: von Veranstaltenden hinterlegte Inhalte, wie Veranstaltungsbeschreibungen, Compliance-Hinweise oder Aufgaben für Teilnehmende; diese können je nach Nutzung personenbezogene Daten enthalten (z. B. Namen, Kontaktdaten oder organisatorische Hinweise).
  • Zugangsdaten: individuelle Zugangscodes, die einen Personenbezug aufweisen können.
  • Bilddateien: Originalbilder, unverändert, einschließlich eventuell enthaltener Metadaten (EXIF), wie Aufnahmezeitpunkt und Aufnahmeort. Diese werden unverändert an die jeweiligen Veranstaltenden weitergegeben.
  • Technische Metadaten: Dateigröße, Dateiformat u.ä.

4. Auftragsverarbeitung

Der Betreiber handelt im Auftrag der jeweiligen Veranstaltenden (Art. 28 DSGVO). Die Veranstaltenden sind datenschutzrechtlich Verantwortliche für die hochgeladenen Inhalte.

5. Speicherdauer und Backups

  • Bilddateien: Löschung einzelner Bilddateien durch Nutzende während der Bearbeitungsfrist jederzeit möglich, plattformseitig erfolgt vollständige Löschung nach Ablauf der vereinbarten Projektlaufzeit.
  • Backups: maximal 10 Tage, danach unwiderrufliche Löschung.

6. Datensicherheit

Serverstandorte Nürnberg (Deutschland) und Wien (Österreich), Datenübertragung ausschließlich verschlüsselt (HTTPS), technische und organisatorische Maßnahmen nach Stand der Technik.

7. Rechte der betroffenen Personen

Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch, Datenübertragbarkeit gemäß Art. 15–21 DSGVO. Anfragen an info@visualfb.de.

8. Beschwerderecht

Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen oder jede andere zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde.